Datenschutzerklärung der Covariation Search AG
Version vom August 2023
In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, die Covariation Search AG (nachfolgend «wir bzw. uns»), wie Personendaten erhoben und sonst bearbeitet werden. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen (oder allgemeine Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen und ähnliche Dokumente) spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.
Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskolleg:innen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.
Diese Datenschutzerklärung ist auf die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ausgerichtet. Obwohl die DSGVO eine Regulierung der Europäischen Union ist, ist sie für uns unter Umständen von Bedeutung. Das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) ist vom EU-Recht stark beeinflusst, und Unternehmen ausserhalb der Europäischen Union bzw. des EWR haben die DSGVO unter bestimmten Umständen einzuhalten.
1. Verantwortliche:r / Datenschutzbeauftrage:r / Vertreter:in
Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist die Covariation Search AG, Optingenstrasse 18, 3013 Bern, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an unsere Kontaktadresse mitteilen: info(at)covasearch.ch
2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten
Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kund:innen und anderen Geschäftspartner:innen von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Websites und weiteren Anwendungen von deren Nutzer:innen erheben.
Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von anderen Unternehmen und sonstigen Dritten (wie z.B. Kreditauskunfteien, Adresshändler:innen). Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (damit wir z.B. mit Ihrer Hilfe Geschäfte mit Ihrem/Ihrer Arbeitgeber:in abschliessen und abwickeln können), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte (soweit wir mit Ihnen persönlich Geschäfte abwickeln), Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater:innen, Rechtsvertreter:innen, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten), Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa der Geldwäschereibekämpfung und Exportrestriktionen, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartner:innen von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen, erfolgte Käufe), Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Direct Search, Presseschau, Marketing/Verkauf, etc.), Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing), Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).
3. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen
Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um unsere Verträge mit unseren Kund:innen und Geschäftspartner:innen abzuschliessen und abzuwickeln, so insbesondere im Rahmen von Dienstleistungen in den Bereichen der Personalevaluation sowie Coaching und Beratung. Wenn Sie für eine solche Kundschaft oder Geschäftspartner:in tätig sind, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten natürlich ebenfalls davon betroffen sein.
Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personendaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel bei Ihrer Anmeldung zum Erhalt von Newslettern oder zur Einholung von Referenzauskünften), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.
4. Cookies / Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit den Websites der Covariation Search AG
Wir setzen auf unseren Websites typischerweise "Cookies" und vergleichbare Techniken ein, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen, können wir Sie so wiedererkennen, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. Neben Cookies, die lediglich während einer Sitzung benutzt und nach Ihrem Website-Besuch gelöscht werden ("Session Cookies"), können Cookies auch benutzt werden, um Nutzereinstellungen und andere Informationen über eine bestimmte Zeit (z.B. zwei Jahre) zu speichern ("permanente Cookies"). Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Wir nutzen permanente Cookies, damit sie Benutzereinstellungen speichern (z.B. Sprache, Autologin), und damit wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Angebote und Werbung anzeigen können (was auch auf Websites von anderen Firmen geschehen kann; diese erfahren dann allerdings von uns nicht, wer Sie sind, falls wir selbst das überhaupt wissen, denn sie sehen nur, dass auf ihrer Website dieselbe Nutzerin oder derselbe Nutzer ist, die/der auch bei uns auf einer bestimmten Seite war). Gewisse Cookies werden von uns gesetzt, gewisse auch von Vertragspartner:innen, mit denen wir zusammenarbeiten. Wenn Sie Cookies sperren, kann es sein, dass gewisse Funktionalitäten (wie z.B. Sprachwahl, Warenkorb, Bestellprozesse) nicht mehr funktionieren.
Mit der Nutzung unserer Websites und der Einwilligung in den Erhalt von Newslettern und anderen Marketing-E-Mails stimmen Sie dem Einsatz dieser Techniken zu. Wollen Sie dies nicht, dann müssen Sie Ihren Browser bzw. Ihr E-Mail-Programm entsprechend einstellen, sofern sich dies nicht über die Einstellungen anpassen lässt.
5. Online-Newsletter
Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie Inhaber:in der angegebenen E-Mail-Adresse und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten (z.B. Name, Vorname oder spezifische Interessen) werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Dies gilt auch, wenn Sie unseren Newsletter auf anderem Weg als über unsere Webseite beziehen. Diese Daten verwenden wir ausschliesslich für den Versand der angeforderten Informationen über die Firma Mailchimp. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im entsprechenden Kapitel.
Die Verarbeitung der in das Newsletter-Anmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschliesslich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO/Art. 13 DSG). Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den "Austragen"-Link im Newsletter. Die Rechtmässigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden (z.B. E-Mail-Adressen für den Mitgliederbereich) bleiben hiervon unberührt.
6. Mailchimp
Der Versand der Newsletter via E-Mail erfolgt mittels „Mailchimp“, einer E-Mail-Marketingplattform des US-Anbieters Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA. Ihre E-Mail-Adresse und allenfalls im Rahmen dieser Hinweise beschriebene Daten werden auf den Servern von Mailchimp in den USA gespeichert. Mailchimp verwendet diese Informationen zum Versand und zur Auswertung der Newsletter in unserem Auftrag. Des Weiteren kann Mailchimp nach eigenen Informationen diese Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen. Mailchimp nutzt die Daten unserer Newsletter Empfänger:innen nicht, um diese selbst anzuschreiben oder an Dritte weiterzugeben.
Mailchimp ist unter dem US-EU-Datenschutzabkommen Privacy Shield zertifiziert und verpflichtet sich, die EU-Datenschutzvorgaben einzuhalten. Des Weiteren haben wir mit Mailchimp ein Data-Processing-Agreement abgeschlossen. Dabei handelt es sich um einen Vertrag, in dem sich Mailchimp dazu verpflichtet, die Daten unserer Nutzer:innen zu schützen, entsprechend dessen Datenschutzbestimmungen in unserem Auftrag zu verarbeiten und insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben.
Die Newsletter enthalten einen sog. „Web Beacon“, d.h. eine pixelgrosse Datei, die beim Öffnen des Newsletters vom Server von Mailchimp abgerufen wird. Im Rahmen dieses Abrufs werden zunächst technische Informationen zum Browser oder E-Mail-Client als auch Ihre IP-Adresse und der Zeitpunkt des Abrufs erhoben. Diese Informationen werden zur Verbesserung der Services für spezifische Zielgruppen und zur Ergebnismessung unserer E-Mail-Versände genutzt.
Zu den statistischen Erhebungen gehört ebenfalls die Feststellung, ob die Newsletter geöffnet wurden, wann sie geöffnet und welche Links geklickt worden sind. Diese Informationen können aus technischen Gründen den einzelnen Newsletter-Empfänger:innen zugeordnet werden. Es ist jedoch weder unser noch das Bestreben von Mailchimp, einzelne Nutzer:innen zu beobachten. Die Auswertungen dienen uns viel mehr dazu, die Lesegewohnheiten und Interessen unserer Nutzer:innen zu erkennen, um damit unsere E-Mail-Versände und/oder Inhalte dementsprechend optimieren bzw. anpassen zu können.
Es gibt Fälle, in denen wir die Newsletter-Empfänger:innen auf die Webseiten von Mailchimp leiten. Z.B. enthalten unsere Newsletter einen Link, mit dem die Newsletter-Empfänger:innen die Newsletter online abrufen können (z.B. bei Darstellungsproblemen im E-Mail-Programm). Ferner können Newsletter-Empfänger:innen ihre Daten, wie z.B. die E-Mailadresse, nachträglich korrigieren. Ebenso ist die Datenschutzerklärung von Mailchimp nur auf deren Seite abrufbar.
In diesem Zusammenhang weisen wir darauf hin, dass auf den Webseiten von Mailchimp ebenfalls Cookies eingesetzt und damit personenbezogene Daten durch Mailchimp, deren Partner:innen und eingesetzte Dienstleister (z.B. Google Analytics) verarbeitet werden. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss. Weitere Informationen können Sie der Datenschutzerklärung von Mailchimp entnehmen.
7. Datenübermittlung bei Vertragsschluss
Wir übermitteln personenbezogene Daten an Dritte nur dann, wenn dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist, etwa das mit der Zahlungsabwicklung beauftragte Kreditinstitut. Eine weitergehende Übermittlung der Daten erfolgt nicht bzw. nur dann, wenn Sie der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt haben. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ohne ausdrückliche Einwilligung, etwa zu Zwecken der Werbung, erfolgt nicht.
8. Social Media Plug-ins
Wir setzen auf unseren Websites ferner sogenannte Plug-Ins von sozialen Netzwerken wie LinkedIn. Das ist für Sie jeweils ersichtlich (typischerweise über entsprechende Symbole). Wir haben diese Elemente so konfiguriert, dass sie standardmässig deaktiviert sind. Aktivieren Sie sie (durch Anklicken), können die Betreiber der jeweiligen sozialen Netzwerke registrieren, dass und wo Sie auf unserer Website sind und können diese Informationen für ihre Zwecke nutzen. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt dann in Verantwortung dieses Betreibers nach dessen Datenschutzbestimmungen. Wir erhalten von ihm keine Angaben zu Ihnen.
9. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland
Wir geben im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 3, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, Daten auch Dritten bekannt, sei es, weil sie diese für uns bearbeiten, sei es, weil sie sie für ihre eigenen Zwecke verwenden wollen. Dabei geht es insbesondere um folgende Stellen:
alle gemeinsam Empfänger:innen.
Diese Empfänger:innen sind überwiegend im Inland. Wir übermitteln ohne Ihre Einwilligung keine Personendaten an Drittparteien in ein Land ausserhalb der Schweiz und der EU, welches über keinen angemessenen Datenschutz verfügt.
10. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten
Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie in der Regel während 10 Jahren aufbewahrt und in der Folge soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Die Betroffenen können jederzeit eine frühere Löschung verlangen. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.
11. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa den Erlass von Weisungen an unsere Mitarbeitenden, Vertraulichkeitsvereinbarungen, interne Schulungen oder Sensibilisierungen für den Datenschutz, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung und Kontrollen.
12. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt werden.
13. Rechte der betroffenen Person
Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits in Ziffer 3 informiert. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kosten haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.
Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse kontaktieren.
Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch)
14. Änderungen
Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.
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